Тайм-менеджмент — почему списки задач разваливаются и чему учат на курсах управления временем

Сценарий знаком многим. В воскресенье вечером человек скачивает приложение для задач, вносит туда сорок семь дел, раскрашивает их по важности и ложится спать с приятным чувством порядка. В понедельник он выполняет шесть задач из четырнадцати запланированных. Во вторник переносит невыполненное и добавляет новое. В среду список перестаёт помещаться на экране. В пятницу приложение открывается только чтобы отложить всё на следующую неделю, а через месяц оно удаляется вместе с ощущением собственной несостоятельности.

Дело здесь не в силе воли. Дело в том, что человек спланировал четырнадцать часов работы на восьмичасовой день, и никакая система не спасёт план, который не помещается в сутки. Это самая частая ошибка самоучки в теме управления временем, и она повторяется независимо от того, какое приложение выбрано.

Почему собственная система разваливается на второй неделе

Люди систематически ошибаются в оценке длительности задач, причём в одну сторону. «Написать письмо» в голове занимает пять минут, а в реальности пятнадцать: нужно найти вложение, вспомнить фамилию, перечитать, поправить. Умножьте на двадцать дел, и получится расхождение в несколько часов ежедневно. Пока вы не измерили, сколько на самом деле уходит на ваши типовые дела, любой план будет фантазией.

Вторая причина — планирование только работы. В расписании стоят задачи, а между ними ничего: ни дороги, ни обеда, ни разговоров в коридоре, ни времени на то, чтобы переключиться между несвязанными делами. День состоит не только из задач, и промежутки между делами занимают ощутимую часть суток.

Третья причина в том, что чужие запросы приходят без предупреждения. Вы запланировали три часа на отчёт, а в десять утра руководитель просит подготовить справку к обеду. Система, в которой нет места для внезапного, ломается при первом же таком звонке. Программы по теме как раз этому и учат в первую очередь: строить план, который выдерживает столкновение с реальным днём.

Ошибка, из-за которой список задач обманывает

Список задач устроен так, что все строки в нём выглядят одинаково. «Позвонить в банк» занимает одну строку, и «подготовить квартальный отчёт» тоже занимает одну строку. Глаз видит два дела, а день видит десять минут и шесть часов. Поэтому список из двенадцати пунктов кажется посильным до самого вечера, когда выясняется, что сделано четыре.

Календарь такой ошибки не допускает, потому что в нём у каждого дела есть длина. Проверить себя можно за десять минут. Возьмите завтрашний список, откройте календарь и поставьте каждую задачу отрезком той длительности, которую вы намерили. Если день заканчивается в девять вечера, план составлен не на завтра, а на два дня. Убрать лишнее спокойнее сейчас, чем в четыре часа дня, когда выбор делается наспех.

Вторая половина той же ошибки — крупные дела, записанные одной строкой. «Подготовить отчёт» — это несколько задач подряд: собрать цифры, сверить их, написать текст, показать руководителю, внести правки. Пока дело не разложено на шаги, для него не находится подходящего свободного часа, потому что непонятно, с чего начинать. Разбивка крупного дела на шаги в программах идёт вместе с планированием, и именно она чаще всего сдвигает застрявшие задачи.

Что вы сможете делать после обучения

Проверяемый результат выглядит буднично и приятно.

• Назвать с точностью до получаса, сколько времени займёт ваша типовая рабочая задача.
• Планировать день так, чтобы к вечеру выполненным оказывалось не меньше четырёх пятых намеченного.
• Отвечать на просьбу «сделай срочно» вопросом о сроке и приоритете, а не автоматическим согласием.
• Выделять два-три часа подряд на сложную работу и защищать их от совещаний.
• Разбирать накопившуюся почту за двадцать минут, а не возвращаться к ней восемь раз за день.
• Уходить с работы, не унося список невыполненного в голове и в выходные.

Кому это нужно ежедневно, а кому раз в квартал

Ежедневно навык нужен тем, чей день собран из разнородных кусков. Руководителю, у которого совещания перемежаются задачами. Специалисту на удалённой работе, где никто не задаёт внешний ритм. Человеку, работающему на себя: у него нет ни рабочего дня, ни выходных, пока он сам их не назначит. Родителю, который совмещает работу с семейным расписанием, где сдвиг на полчаса ломает всю цепочку.

Раз в квартал тема всплывает у тех, у кого работа идёт ровно, а пики редкие: закрытие периода у бухгалтера, сессия у преподавателя, сдача проекта у инженера. Навык здесь нужен приступами, но именно в те недели, когда цена ошибки максимальная.

В вакансиях требование звучит как «умение расставлять приоритеты», «работа в условиях многозадачности», «самоорганизация». Отдельно оно проступает там, где человек работает без ежедневного контроля: удалённые должности, проектная работа, любые роли с ответственностью за сроки.

Из чего складывается тема

Блоки не равнозначны по отдаче. Большинство приходит за планированием, а проседает у них учёт и приоритеты. Пока вы не знаете, куда уходит день, и не умеете называть главное дело, любая система планирования будет аккуратно расписывать не то. Поэтому в хороших программах первая неделя обычно уходит на замеры, и эту часть не стоит пропускать, даже если она кажется скучной.

Как понять, с чего начинать вам

Ответьте на три вопроса о прошедшей неделе.

Первый: сколько часов вы потратили на главное дело недели? Если цифры нет даже приблизительно, начинать надо с учёта времени. Три дня замеров обычно вскрывают одно и то же: два-три часа в день уходят на действия, о которых вы бы не вспомнили под конец дня.

Второй: сколько задач из вчерашнего плана вы выполнили? Если меньше половины, дело не в дисциплине, а в объёме плана. Здесь помогают программы про планирование и буфер на непредвиденное, где учат оставлять свободным до трети дня.

Третий: сколько раз за день вас отвлекали и сколько раз вы отвлекались сами? Если счёт идёт на десятки, вам нужен блок про внимание, а не про списки. Человек, который двадцать раз за час заглядывает в мессенджер, не соберёт длинный кусок работы ни в одном приложении.

Что искать в программе, кроме списка методик

Про методики стоит сказать прямо. Все они описаны в открытом доступе, разобраны в роликах и пересказаны в сотнях статей. Матрица важного и срочного, работа отрезками по двадцать пять минут, правило двух минут, разбор входящих до нуля — на изучение теории хватит одного вечера. И тем не менее люди, знающие все эти названия, продолжают не успевать. Разрыв не в знаниях, а во внедрении.

Именно за внедрение и стоит платить. В программе с сопровождением вы неделю ведёте замеры и приносите их на разбор, где вам показывают ваши собственные утечки. Дальше вы строите план на неделю, он рушится, и вместо очередного совета вы получаете разбор, почему рушится: слишком плотно, нет буфера, главное дело поставлено на вечер, когда сил уже нет. Сопровождение в первые недели и есть то, чего ролик дать не может, потому что ролик не видит вашего календаря.

Поэтому в описании ищите практику на своём расписании, домашние задания с проверкой и работу с живым преподавателем. Список тем при этом почти не важен: он у всех примерно одинаковый, и по нему программы не различить.

Выбор редакции

Тайм-менеджмент / управление временем. Повышение квалификации

MBS · 5,0

1 630,00 ƃ^* Смотреть программу

• Мотивация: как повысить личную эффективность УОМ 256,00 ƃ^*
• Здоровое питание для высокой продуктивности Skillbox 2 480,00 ƃ 6 220,00 ƃ −60%
• Работа со стрессом и усталостью: повышение продуктивности через интегративный подход. Видеокурс MBS 132,00 ƃ^*
• Эмоциональный интеллект — ваш способ поднять личную эффективность и эффективность бизнеса. Видеокурс MBS 231,00 ƃ^*
• Тайм-менеджмент. Как все успеть. Видеокурс MBS 206,00 ƃ^*

Все курсы в каталоге

Короткий видеокурс на несколько часов годится как обзор: посмотреть набор приёмов и выбрать пару для пробы. Стоит он немного и ни к чему не обязывает. Программа на несколько недель нужна тогда, когда предыдущие самостоятельные попытки уже провалились: там есть сроки сдачи, разбор и внешнее наблюдение, а привычки без этого меняются плохо. Отдельная ветка — программы про мотивацию и работу с усталостью: их выбирают, когда время как раз есть, а сил на запланированное не остаётся.

Что спросить у школы до оплаты

Описания программ похожи друг на друга, а различия видны в ответах на прямые вопросы. Задать их удобно до оплаты, письмом или в переписке с менеджером.

• Сколько занятий отводится на разбор моего собственного расписания, а не на теорию.
• Кто проверяет домашние задания: преподаватель, куратор или автоматическая проверка.
• Сколько человек в группе и успевает ли преподаватель дойти до разбора каждого.
• Что происходит, если мой план развалится на второй неделе: разбирают ли такие случаи.
• Занятия идут вживую или это записи, а если вживую — в какое время они проходят.
• Сколько времени после последнего занятия сохраняется доступ к материалам и к вопросам преподавателю.
• Можно ли посмотреть одно занятие или его фрагмент до оплаты.

Полезнее всего здесь конкретные числа: столько-то разборов, группа такого-то размера, доступ на столько-то месяцев. Школа, которая отвечает цифрами, обычно и программу ведёт так же. Отдельно спросите, что делать, если система перестанет работать через месяц после окончания: у программ с сопровождением на этот случай есть ответ, и он говорит о содержании больше, чем список тем.

Что даёт обучение и чего оно не даёт

Как убедиться, что навык закрепился

Через месяц после программы возьмите обычную рабочую неделю и проверьте себя по пяти пунктам.

1. Вы можете сказать, сколько часов за неделю ушло на главную задачу, и цифра взята из записей, а не из ощущений.
2. В вашем плане на день стоит не больше трёх крупных дел, и они выполняются.
3. Хотя бы дважды за неделю вы работали над сложной задачей два часа подряд без переключений.
4. На срочную просьбу вы минимум один раз ответили встречным вопросом о сроке и получили нормальный ответ.
5. Вечером пятницы у вас есть план на понедельник, и вы не носите список задач в голове все выходные.

Если четыре пункта выполняются, система работает. Если ни один, чаще всего причина в том, что замеры остались несделанными: без них человек продолжает планировать желаемое вместо возможного.

Школы, у которых это направление постоянное

Тему ведут школы делового образования и площадки корпоративного обучения: у них она обычно идёт в связке с управленческими программами, а форматы есть и короткие, и на несколько недель. Смотрите, есть ли в программе разбор ваших заданий и сопровождение, а не только записи лекций.

РШУ

4,7 · 31 отзыва

На рынке с

2002 года

Курсов в каталоге

575

Сайт школы

uprav.ru

Русская Школа Управления — Обучение руководителей и специалистов управлению бизнесом. Очно в Москве, онлайн и дистанционно. Корпоративное обучение по подписке. Семинары и тренинги Для жителей Беларуси это способ учиться на русском языке без переезда. Занятия проходят онлайн — из Минска, Гомеля, Брес...

Смотреть курсы школы

MBS

4,7 · 105 отзыва

На рынке с

2007 года

Курсов в каталоге

420

Сайт школы

mbschool.ru

MBS — Moscow Business School — современная бизнес-школа для специалистов, руководителей и компаний, которые стремятся к развитию и росту. Мы предлагаем практические программы МВА, авторские курсы и семинары, тренинги по soft skills и корпоративное обучение. С 2007 года MBS помогает студентам и компа...

Смотреть курсы школы

С чего начать прямо на этой неделе

Три дня записывайте, чем занимались, с точностью до получаса. Ничего не меняйте и не улучшайте, просто фиксируйте. На третий день картина сложится сама: вы увидите свои утечки, узнаете реальную длительность привычных дел и поймёте, какого именно блока вам не хватает.

С этими записями и выбор программы становится осмысленным, и первые перемены приходят быстро. Один защищённый от совещаний двухчасовой отрезок в день уже меняет неделю, а дальше свободное время начинает появляться само.